Kas teadsid, et Viimsi vald pakub üle 100 avaliku teenuse? Avalike teenuste haare on lai. On teenused, millega puutuvad kokku meist vähesed, kuid ka neid, mis kõiki mingil eluetapil puudutavad. Teenuste hulka mahuvad nii järjepideva toe pakkumine kõige nõrgematele kui ka kõigi elanike enesearendamisvõimaluste toetamine.
Kohalikul tasandil on avalike teenuste peamine eesmärk toetada inimeste elukvaliteeti, toimetulekut ja heaolu. Avalike teenuste pakkumine on suur osa valla tööst ja kahtlemata tahame seda teha võimalikult hästi. Projektiga „Viimsi Vallavalitsuse teenusportfelli ja rakendatavate infosüsteemide eel- ja ärianalüüs“ saame ülevaate meie teenuste protsessidest ja efektiivsusest.
Bürokraatiat on avalikus sektoris palju ja kõige suurem väljakutse on viia see miinimumini. Luua teenuste protsess, mis on pigem proaktiivne, kontaktivaba ja kiire.
Projektil on oluline mõju Viimsi valla pikemaajalistele eesmärkidele, milleks on oluline pakutavate teenuste kvaliteedi ja mugavuse tõstmine ning vallavalitsuse töö läbipaistvuse parandamine. Ei saa ka unustada, et aina tähtsam on, et võimalikult paljusid teenuseid oleks võimalik tarbida e-teenusena – mugavalt kodust ja nutiseadmest.
Tuleviku Viimsi teenused peaksid toimima vaikimisi, „nähtamatult“, järgima once-only põhimõtet. Ühekordsest läbimõeldud andmete küsimisest võiks kooruda välja kõik edasised teenused nii, et elanikule jääb vaid tarbimisrõõm.
110 kaardistatud teenust ja protsessi
Viimaste kuude jooksul on vallamajas tehtud tööd, et luua ühtne portfell Viimsi vallavalitsuse poolt pakutavatest teenustest ning kaardistada kõik nendega seotud protsessid. Kaasatud on kõik vallavalitsuse osakonnad. Kaardile on sai 110 avalikku põhiteenust, hinnati nende olukorda, küpsust, tarbimise mahtusid ja kasutusel olevaid infosüsteeme.
Inimlikkus peegeldumas ka läbi e-kanalite
Meie valla teenuseid pakuvad inimesed inimestele, isegi kui vahendajaks on elektrooniline keskkond ja puudub otsene suhtlus. Heameel on tõdeda, et tagasisidet saame teeninduse osas viimsilastelt palju ning tänu sellele mõistame klientide vajadusi ja soove paremini.
Vald pakub kahte sorti teenuseid: riiklikke ja vallasiseseid. Riiklikud teenused on näiteks kõik rahvastikuregistri-, osad sotsiaalabiteenused jne. Vallasisesed on aga teenused, mida pakume vaid Viimsi valla piires – raieload, detailplaneeringu menetlused jne. Teenuste menetlemise korra kehtestavad küll erinevad seadused, aga siiski saame omalt poolt palju ära teha, et seadust kiirelt ja mugavalt järgida.
Viimsi valla ametnikud ja töötajad on selle valemi üks pool, teine pool on viimsilane, olgu ta siis Anu või Martin, Mary või Vladimir. Oleme teenusepakkujatega koostöös kaardistanud kõik olulisemad sihtgrupid, kes valla teenuseid kasutavad. Nii lastega pered kui ka eakad, nii siia äsja kolinud kui ka need, kes veel kohalikku keelt ei räägi. Ikka selleks, et kuulata ära mured ja rõõmud, ootused valla teenustele ja mõttekillud tulevikku vaatavatest teenustest.
Ligi 500 viimsilast on andnud tagasisidet teenuste osas nii küsitluses kui ka fookusgruppides. Oleme saanud väga vajalikku sisendit, et edasi liikuda. Kõikide teenuste puhul oli tagasisides üks ühine joon: viimsilased soovivad, et valla teenuste menetlemine oleks paremini tagasisidestatud ja oluliselt kiirem.
Aitäh kõigile, kes aitasid kaasa teenuste paremaks kujundamiseks ja andsid tagasisidet läbi veebiküsitluse ja fookusgruppide!
Edasi teenuseid disainima
Sihtrühmade vajaduste kaardistamine läheb valitud teenustega veelgi sügavamale, et leida probleemidele uusi lahendusi, kasutades asjakohastest mõtteviisidest, koostööprotsessidest ja tööriistadest koosnevat lähenemist – teenuse disaini.
Loome kasutajateekonnad ja tulevikukontseptsioonid, kuhu jõuda tahame, ning asume jõudsalt sinna poole teele. Eesmärgiks ikka kliendisõbralikud internetipõhised avalikud teenused, tuginedes nii kasutajagruppide kui ka töötajate ootustele.
Paremate teenuste pakkumise aluseks on läbimõeldud ja kaasaegsed infosüsteemid, mis pakuvad vajalikke liidestusi, vahetavad omavahel andmeid ning teevad lihtsamaks töö nii ametnikule kui ka inimesele. Projekti raames uuendatakse ka Viimsi vallavalitsuse ülene andmekogude/infosüsteemide kaart, süstematiseeritud arendusvajadused ja loodud kava nii mõnegi Exceli elimineerimiseks. See toob endaga kaasa turvalisemaid lahendusi.
Eesmärkideni saab viia vaid mõõdetav kvaliteedi tõus
Selleks, et järjepidevalt kvaliteetseid teenuseid pakkuda ning jätkuvalt positiivsemas suunas areneda, oleme loomas teenustepõhist kvaliteedimõõdikute süsteemi. Kindlasti küsime ka tulevikus oma teenuste osas viimsilastest tagasisidet, et jõuda üheskoos lõppeesmärgini – kiire, professionaalse ja mugava teenuse pakkumiseni.
Projekti rahastust toetab Euroopa Regionaalarengu Fond
